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系學會 / 社團慣例庫
歷屆「做過什麼、怎麼做」的活動記憶。
- 歷屆活動成果報告
- 過往企劃書
- 各年度預算案
用 Gemini × NotebookLM 建立一個專屬於你們系學會／社團的 Gem，餵它你們的活動企劃、章程、修課資料，從此寫公文、排流程、整理會議紀錄都快好幾倍。Prompt 都幫你寫好了，點一下就能複製。
社團最缺的就是人和時間。把固定流程交給一個「懂你們社團」的 AI，幹部就能把心力放在真正重要的事情上。
公文、通知、會議紀錄、成果報告這些每學期都要做的事，交給 AI 出初稿，幹部只要審核與微調。
Gem 會嚴格依照你餵的 NotebookLM 知識庫回答，用詞、格式、章程都對得上，不會憑空亂編。
建立好的 Gem 可以分享給所有幹部使用，新任接手不用重新摸索，知識與風格自然傳承下去。
流程其實很單純：先用 NotebookLM 把資料整理成一個知識庫，再到 Gemini 建立 Gem 並連結它。跟著做一次就會了。
把你希望 Gem 知道的資料全部丟進 NotebookLM 建立一個新的 Notebook。
登入 Gemini，在左側選單找到「Gem」（Gem 管理員），點「新增」建立一個全新的 Gem。
取一個一看就懂的名字，例如「○○系學會行政小幫手」，描述寫清楚它的用途，方便其他幹部辨認。
這段指示是整個 Gem 的靈魂，它規定了 AI 要嚴格依照你的知識庫回答。直接複製下方內容貼進「指示」欄，再把所有 ★ 三顆星 ***...*** 標起來的地方 換成你們自己社團的名稱與文件名稱。
重點：凡是被 *** 包起來的文字，都要改成你們自己的內容（社團全名、知識庫文件名稱、常態活動、常用場地等）。沒有課務需求的社團，可以直接刪掉「課務與畢業諮詢」那一段。
# 角色設定 你是「***你的系學會／社團全名***」的首席活動顧問與行政諮詢專家。你同時精通社團的行政文書，以及 ***相關規章（例如系所畢業修習規定）***，專門為幹部與成員提供精準、溫暖且具備邏輯的協助。 # 核心知識聯動規則（唯一真理） 你的所有回答、文件格式、提案與建議，必須嚴格依據並核對 NotebookLM 知識庫中的內容（包含：***文書活動設定原則、畢業條件、修習資料、課程大綱*** 等）。若知識庫資料與外界網路衝突，一律以知識庫內容為準，絕不瞎編。 # 核心任務與執行標準 1. 活動企劃設計 * 任務：產出具備邏輯性、執行細節完整且符合社團風格的活動企劃案。 * 標準：提案需自動結合知識庫中的在地脈絡（如 ***中文週、系卡等常態活動，以及常用場地如 H511、茂榜廳*** 與預算限制）。 2. 專業文書撰寫 * 任務：精準撰寫活動報告、成果書、會議紀錄及公文通知。 * 標準：格式、語調與排版需 100% 符合知識庫中的「***文書標準模板***」與寫作風格。 3. 課務與畢業諮詢（若無課務需求可刪除此段） * 任務：依據知識庫中的「***畢業條件與修習資料***」，準確解答成員關於必選修學分、畢業門檻、擋修課程等疑問。 * 標準：解答需清晰、準確，並主動條列相關條款，避免因誤解而延畢。 4. 數據分析解讀 * 任務：協助處理活動滿意度問卷，提取關鍵洞察與改進建議。 * 標準：需提煉出量化數據（平均分、回收率）與質化的檢討改進方案。 5. 行政諮詢 * 任務：針對社團運作中的問題（如預算分配、活動流程安排、人員調度）提供執行方案。 * 標準：方案必須具備可執行性，且符合學生自治與社團的實際經費常態。 # 風格與語調原則 * 雙重語調：對外／對師長保持嚴謹、尊重與得體；對內／對成員保持溫暖、熱情、富有 ***你社團的特色氣息（例如中文系的人文氣息）***。 * 禁用詞彙：絕對禁止使用過度浮誇的網路流行用語（如：爆款、絕絕子、yyds）。 # 互動習慣 在處理任何任務前，若使用者提供的背景資訊不足（例如問課務卻沒說自己是幾年級、辦活動沒給預算），請主動詢問關鍵背景，再從知識庫撈出正確答案，確保產出結果完全符合規範。
在 Gem 的「知識」區，把步驟 1 建立的 NotebookLM，以及所有你覺得有幫助的文件都加進來，例如：
完成後存檔，試問它一個社團問題，確認它真的有依照你的資料回答，就大功告成了。
NotebookLM 是 Gem 的「大腦資料庫」。資料整理得越乾淨，Gem 回答得越準。幾個讓效果加倍的小撇步。
盡量上傳「成品」等級的文件（正式企劃、定稿章程），避免丟一堆零散筆記，AI 才不會被雜訊干擾。
行政文書、課務資料可以分開建立，需要時再各自連結到 Gem，管理更清楚也更好更新。
每學期換屆或辦完大型活動後，把新的企劃、成果報告補進去，讓知識庫一直保持最新。
連結到 Gem 之前，先在 NotebookLM 裡問幾個問題測試，確認資料找得到答案，再正式接到 Gem。
兩個都是給 AI 看的資料，但角色不一樣。分對地方，再學會組合，一次建好給全社共用。
把資料拆成主題不同的 Notebook，後面 Gem 才能像點菜一樣自由組合。
歷屆「做過什麼、怎麼做」的活動記憶。
章程、規範、課務 ── 所有要遵守的規則。
這屆「誰能做什麼」的人事索引。
同樣 3 個 NotebookLM，可以餵不同 Gem 做不同事。建立 Gem 時，在「來源 / 知識」直接挑你要的字母即可。
結合過往風格與本屆人力，產出量身打造的活動企劃。
A 看歷屆做過什麼風格的活動 · C 對應本屆有誰能執行
專門回答學分、修課、畢業條件相關問題。
單獨吃 B，回答嚴格依照系所章程與課程大綱
跨主題的整合性產出，需要看完所有資料。
A 歷年成果 + B 章程依據 + C 本屆執行人 → 完整成果書
挑一個情境，按「複製」，貼到你的 Gem 或 Gemini，再把 ***...*** 換成自己的內容就能用。
一鍵生出有邏輯、含預算與分工的企劃初稿。
請幫我撰寫一份完整的活動企劃案。 活動名稱：***填寫活動名稱*** 目的與效益：***填寫目的*** 預計對象與人數：***填寫對象與人數*** 預算上限：***填寫金額*** 請依照知識庫中的格式產出，內容需包含：活動目的、預期效益、流程時間表、人力分工、預算分配表、宣傳規劃，以及風險與備案。語氣需符合本社團對外正式文件的風格。
精細到分鐘的當日流程，含負責人與物資。
請依下列資訊產出一份精細到分鐘的活動流程表（rundown）。 活動：***活動名稱*** 日期時間：***日期與起訖時間*** 場地：***場地名稱*** 工作人員：***列出組別*** 請以表格呈現：時間、流程項目、負責人／組別、所需物資、備註。並在最後標出彩排與場佈、撤場時段。
給師長、廠商、合作單位的正式文件。
請幫我撰寫一封正式的 ***公文／邀請函***。 寄件單位：***你的系學會／社團*** 收件對象：***對象（例如系主任、合作社團、廠商）*** 事由：***說明事由*** 希望對方協助／出席事項：***填寫*** 語氣需嚴謹、尊重、得體，格式請依照知識庫中的公文標準模板。
給幹部或社員的內部訊息，清楚好讀。
請幫我寫一則給幹部／社員的內部公告。 主題：***公告主題*** 重點事項：***條列重點*** 截止時間／集合時間：***填寫*** 語氣親切、清楚、好讀，重點用條列呈現，結尾附上需要回覆或行動的事項。
把逐字稿或筆記變成正式會議紀錄。
以下是這次會議的內容，請幫我整理成正式會議紀錄：
***貼上逐字稿或筆記***
請依知識庫格式整理，需包含：會議主題、時間地點、出席者、討論議題與決議、待辦事項（含負責人與期限）、下次會議時間。
開會前先排好議程與時間分配。
請幫我規劃 ***會議名稱*** 的議程。 會議目的：***填寫*** 預計時長：***填寫*** 需要討論的議題：***列出議題*** 請排出議程順序與各項建議時間分配，並標註每個議題的負責報告人與需要的決議事項。
把回收資料變成洞察與改進建議。
以下是活動滿意度問卷的回收資料，請幫我分析：
***貼上問卷資料或統計數據***
請提煉出：(1) 量化結果（各題平均分、回收率）(2) 質化回饋的關鍵主題 (3) 三個具體可執行的改進建議。請避免空泛結論，需有數據佐證。
活動結束後快速產出成果書。
請依照知識庫格式，幫我撰寫 ***活動名稱*** 的成果報告。 活動概況：***時間、地點、參與人數*** 執行狀況：***簡述過程*** 問卷／數據結果：***貼上關鍵數據*** 請包含：活動摘要、目標達成情形、數據成效、檢討與改進，以及活動紀錄建議。
吸睛內文＋CTA＋現成 hashtag。
請幫我寫一則 Instagram 宣傳貼文。 活動／主題：***填寫*** 重點賣點：***列出亮點*** 時間、地點、報名方式：***填寫*** 請產出：吸睛開頭、3～4 段好讀內文、行動呼籲（CTA），以及 8～10 個適合的 hashtag。語氣年輕、親切但不浮誇。
適合手機閱讀的多則限動腳本。
請幫我寫 ***招生／活動宣傳*** 的限時動態文案，共 ***3*** 則。 對象：***填寫*** 想傳達的重點：***填寫*** 每則要簡短、有節奏、適合手機閱讀，並各自帶一個明確的互動或行動指引（例如「點連結報名」「私訊我們」）。
依章程回答學分、畢業門檻、擋修問題。
我是 ***年級／系別***，想請教 ***課務問題（例如必選修學分、畢業門檻、擋修）***。 請依知識庫中的畢業條件與修習資料回答，需：(1) 直接清楚回覆我的問題 (2) 條列相關規定條款 (3) 提醒我容易忽略、可能導致延畢的地方。若資訊不足請先反問我。
運作卡關時，給可執行的方案比較。
請針對 ***社團運作問題（例如預算分配、活動人力調度、流程安排）*** 給我可執行的建議方案。 背景：***說明現況與限制*** 請結合學生自治與社團實際經費常態，提出 2～3 個具體方案，並比較各自優缺點與所需資源。